Du kennst das: Die gleichen manuellen Prozesse jeden Tag. Bestätigungsmails rausschreiben, Kunden in Listen packen, Bestellungen taggen. In Shopware 6 gibt es dafür eine Lösung, die seit Jahren besser wird. Der Flow Builder automatisiert deine E-Commerce-Prozesse komplett ohne Code.
In diesem Artikel zeige ich dir, was der Flow Builder kann, wie er sich vom Rule Builder unterscheidet, und welche praktischen Automationen du sofort umsetzen kannst.
Inhaltsverzeichnis
- Was ist der Flow Builder?
- Die 5 besten Flow Builder Beispiele
- Flow Builder vs Rule Builder
- Trigger und Actions im Flow Builder
- Limitierungen des Flow Builders
- Flow Builder vs Shopify Flow
- Best Practices für effektive Flows
- Custom Flow Actions für Entwickler
- Fazit
Was ist der Flow Builder?
Der Flow Builder ist Shopwares No-Code Automations-Plattform für E-Commerce-Prozesse. Mehr zu unserer Arbeit als Shopware Agentur und den Möglichkeiten der Plattform findest du auf unserer Tech-Seite. Du definierst Trigger (das was passiert), kombinierst sie mit Actions (das was dann getan wird), und Shopware führt diese Flows automatisch aus.
Das klingt einfach. Ist es auch. Aber die Möglichkeiten sind groß: Datenabgleiche, dynamische Geschäftsprozesse, Integrationen zu Drittanbieter-Systemen.
Warum ist das wichtig?
Im E-Commerce verschleifen sich Zeit und Geld in repetitiven Prozessen:
- Manuelle E-Mail-Versände (Bestellbestätigung, Versandmitteilung)
- Kundenverwaltung und Tagging
- Lagerbestände überwachen
- Dokumentenerstellung (Rechnungen, Lieferscheine)
- Supplier-Kommunikation
Mit Flow Builder automatisierst du diese Prozesse. Dein Team fokussiert sich auf das, das zählt: Strategie, Kundenerlebnis, Verkaufsförderung. Nutze auch Shopware-Plugins für zusätzliche Funktionalität.
Die 5 besten Flow Builder Beispiele
Lass mich dir fünf praxisnahe Flows zeigen, die fast jeder Shop umsetzen sollte.
1. Automatische Willkommens-E-Mail für Neukunden
Trigger: Kundenprofil erstellt
Flow:
- Prüfe ob der Kunde in Deutschland ist
- Wenn ja: schicke Willkommens-E-Mail mit Rabattcode (z.B. 10%)
- Logge diese Aktion
Ergebnis: Neue Kunden bekommen sofort eine personalisierte Begrüßung, ohne dass du selbst aktiv werden musst.
2. Bestellbestätigung mit Upsell-E-Mail
Trigger: Bestellung platziert
Flow:
- Sende Standard-Bestellbestätigung
- Warte 2 Stunden
- Prüfe: War der Auftrag unter 50 Euro?
- Falls ja: Schicke E-Mail mit ergänzenden Produkten zum Cross-Selling
- Falls nein: Keine weitere Aktion
Ergebnis: Höhere AOV (Average Order Value) durch gezielte Upsells ohne Spam zu wirken.
3. Automatisches Tagging für Kundengruppen
Trigger: Bestellung abgeschlossen
Flow:
- Prüfe Bestellsumme
- Wenn über 500 Euro: Füge Tag "VIP-Kunde" hinzu
- Wenn über 2000 Euro: Setze Kunde auf "Premium" Liste
- Wenn Bestellung über mobilen Shop: Tag "Mobile Buyer"
Ergebnis: Deine Kundengruppen in Shopware sind dynamisch und immer aktuell. Perfekt für zielgerichtete Newsletter und Angebote.
4. Bestandsverwaltung: Warnung bei niedrigem Stock
Trigger: Lagerbestand sinkt unter Schwellenwert
Flow:
- Prüfe: Ist der Bestand unter 5 Stück?
- Falls ja: Benachrichtige den Lagermanager (interne E-Mail)
- Setze Produktfeld "Nachbestellung nötig" auf ja
- Notifiziere deinen Supplier über ein Webhook
Ergebnis: Du erreichst keine Lagerausfälle mehr und kannst rechtzeitig nachbestellen.
5. Automatisierte Rechnung und Lieferschein bei Versand
Trigger: Bestellung wird versendet
Flow:
- Generiere Rechnung (PDF)
- Generiere Lieferschein (PDF)
- Sende beide zum Lager-System (via API)
- Sende Versandbestätigung an Kunde mit Tracking-Link
- Logge Status im CRM
Ergebnis: Dein Fulfillment-Prozess ist automatisiert. Keine manuellen PDF-Generierungen mehr.
Vergleich: Flow Builder vs Rule Builder
Hier wird es häufig verwirrt. Shopware hat zwei verschiedene Automations-Tools:
| Feature | Rule Builder | Flow Builder |
|---|---|---|
| Zweck | Geschäftsregeln (Discounts, Gebühren) | Komplexe Prozess-Automationen |
| Trigger | Warenkorbzustand | Events (Bestellung, Kundenerstellung) |
| Aktionen | Rabatte, Versandkosten, Zahlungsgebühren | E-Mails, Tagging, API-Calls, Dokumente |
| Timing | In der Checkout-Session | Zeitbasiert und synchron |
| Zielgruppe | Marketing & Pricing-Teams | Operations & Commerce-Manager |
| Komplexität | Einfach | Komplex (aber kein Code) |
Faustregel:
- Rule Builder beantwortet die Frage "Was kostet der Checkout?"
- Flow Builder beantwortet die Frage "Was passiert nach dem Kauf?"
Trigger und Actions im Flow Builder
Der Flow Builder arbeitet mit Triggern (Auslösern) und Actions (Aktionen).
Die wichtigsten Trigger
- Bestellung erstellt
- Bestellung storniert
- Bestellstatus geändert (z.B. "versandt")
- Kundenprofil erstellt oder geändert
- Zahlung eingegangen oder ausstehend
- Lagerbestand geändert
- Produkt erstellt oder aktualisiert
- Kundengruppe hinzugefügt
Die wichtigsten Actions
- E-Mail versenden (mit Template-Variablen)
- Tag hinzufügen oder entfernen
- Kundenfeld aktualisieren (z.B. Status)
- Dokumentgenerierung (Rechnung, Lieferschein, Gutschein)
- Webhook aufrufen (zu externen Systemen)
- Nachricht loggen (für Audits)
- Bestellnotiz hinzufügen
- Versandmethode anpassen
- Produktbestand korrigieren
Bedingungen und Verzweigungen
Das Mächtige am Flow Builder: Du kannst Bedingungen setzen. Ein Beispiel:
Wenn Bestellsumme größer 100 EUR und Lieferland Deutschland, dann Versandkosten auf 0 EUR setzen und E-Mail "Kostenlose Lieferung" senden. Sonst normale Versandkosten berechnen.
Solche Logik kannst du ohne Code umsetzen. Genau dafür ist der Flow Builder gebaut.
Limitierungen des Flow Builders
Ehrlich gesagt: Der Flow Builder ist keine vollständige Entwicklungslösung. Hier sind die Grenzen:
Was der Flow Builder nicht kann:
- Komplexe Datentransformationen: Du kannst keine JSON-Daten mappen oder komplexe Berechnungen durchführen
- Externe Systeme direkt ändern: Webhooks sind einseitig. Du kannst Daten senden, aber nicht live Antworten verarbeiten
- Maschinelles Lernen: Keine Predictive Analytics oder KI-gestützte Segmentierung
- Datenbankabfragen: Du kannst nicht nach beliebigen Kundenattributen suchen und filtern
- Fehlerbehandlung: Wenn ein Webhook scheitert, gibt es limitierte Retry-Optionen
- Debugging: Das Logging ist einfach gehalten
Wann brauchst du Entwicklung?
Sobald dein Flow zu komplex wird oder externe Systeme in Echtzeit synchronisiert werden sollen, ist ein Custom Plugin die Lösung. Das ist nicht schlecht. Es ist nur der nächste Schritt.
Beispiele für Szenarien mit Custom Plugins:
- ERP-Integration mit bidirektionalem Datensync
- Dynamische Rabattberechnung basierend auf externen APIs
- Checkout-Modifikationen (z.B. neue Payment-Gateways)
- High-Performance-Batch-Processing mit großen Datenmengen
In unseren Projekten setzen wir Flow Builder für etwa 80% der Automations-Aufgaben ein. Die restlichen 20% brauchen dann Plugin-Entwicklung.
Flow Builder vs Shopify Flow: Der ehrliche Vergleich
Shopify hat mit Shopify Flow (kostenlos für Basic/Plus/Advanced) ein ähnliches Tool. Wenn du überlegst, Shopware oder Shopify zu nutzen, ist dieser Vergleich relevant. Wie unterscheiden sich die Automations-Tools?
| Aspekt | Shopware Flow Builder | Shopify Flow |
|---|---|---|
| Verfügbarkeit | Alle Shopware 6 Editionen | Kostenlos in Basic und höher |
| Dokumentgenerierung | Integrierte Rechnungen, Lieferscheine | Nur via Apps |
| Webhook-Features | In Evolve+ verfügbar | Unbegrenzt, kostenlos |
| Komplexität | Mittelhoch | Einsteigerfreundlich |
| Custom Actions | Über Plugins erweiterbar | Über Apps limitiert |
| Performance | Asynchron, gut für große Mengen | Synchron, schneller für kleine Mengen |
| Community | Gold Partner Netzwerk | Shopify App Community |
| Kosten für Webhooks | Ab Evolve-Plan | In Flow kostenlos |
Das Fazit: Shopware Flow Builder ist für mittlere bis große Shops besser geeignet. Besonders wenn du viele native Prozesse automatisieren willst (Rechnungen, Lieferscheine, komplexe B2B-Logik). Shopify Flow ist anfängerfreundlicher, aber schneller limitiert wenn es komplexer wird.
Best Practices für effektive Flows
Nicht jeden Prozess solltest du automatisieren. Hier sind Best Practices, die wir in unseren Projekten anwenden:
1. Start klein, denk groß
Baue deinen ersten Flow für etwas Einfaches. Zum Beispiel eine Willkommens-E-Mail. Wenn das läuft, baust du schrittweise komplexere Flows.
2. Teste Flows mit wenigen Kunden
Bevor du einen Flow auf alle Kundengruppen aktivierst, teste ihn mit 5 bis 10 Testbestellungen. Prüfe:
- Werden E-Mails korrekt versendet?
- Stimmen die Bedingungen?
- Gibt es unerwartete Nebeneffekte?
3. Dokumentiere deinen Flow
Jeder Flow sollte eine kurze Notiz haben:
- Was macht dieser Flow?
- Wer hat ihn erstellt?
- Welche Geschäftsregel steckt dahinter?
Dadurch vermeidest du, dass später keiner versteht, warum ein bestimmter Flow existiert.
4. Überwache Fehler
Der Flow Builder hat ein Logging-Dashboard. Prüfe regelmäßig:
- Gibt es Fehler beim Trigger?
- Sind Webhooks fehlgeschlagen?
- Wurden E-Mails nicht versendet?
5. Automatisiere nicht alles
Es gibt Prozesse, die sollten manuell bleiben:
- Kündigung von VIP-Kunden
- Retouren-Freigaben für teure Produkte
- Kundenkommentare mit sensiblen Informationen
Bei diesen Prozessen ist es wichtig, dass ein Mensch die Kontrolle behält.
Custom Flow Actions für Entwickler
Du bist Entwickler und der Flow Builder reicht dir nicht? Mit Shopware Plugins kannst du eigene Actions bauen.
Eine Custom Action ist eine PHP-Klasse, die ein spezifisches Problem löst. Beispiele wären: Slack-Benachrichtigungen bei großen Bestellungen, ERP-Integration mit Fehlerbehandlung, oder dynamische Produktempfehlungen basierend auf externen APIs.
Die Dokumentation findest du unter developer.shopware.com mit vollständigen Code-Beispielen.
Wann lohnt sich eine Custom Action?
- Wenn mehrere Shops die gleiche Aktion brauchen
- Wenn die Logik komplex ist (API-Calls mit Retry-Logik, externe Datensynchronisation)
- Wenn du deinen Flow später im Marketplace verkaufen willst
Für einmalige Automationen ist der eingebaute Flow Builder meist das richtige Mittel.
Fazit
Wir sehen bei unseren Kunden immer wieder, dass der Flow Builder in der Anfangsphase ignoriert wird. Und dann im Betrieb Gold wert ist. Wer einmal einen sauberen Automatisierungsflow aufgesetzt hat, will nie wieder manuell E-Mails rausschicken oder Kundentags pflegen. Mehr zu Shop-Automatisierung im Allgemeinen findest du in unserem Artikel zur Automatisierung im Online-Shop.
Der Shopware Flow Builder ist eines der unterschätzten Tools der Plattform. Mit ihm automatisierst du:
- Kundenbetreuung (Mails, Tagging, persönliche Ansprache)
- Betriebliche Prozesse (Rechnungen, Bestände, Supplier-Kommunikation)
- Integrationen zu Drittanbieter-Systemen (via Webhooks und APIs)
Alles ohne Code. Der Flow Builder ist für etwa 80% deiner täglichen Automations-Aufgaben das richtige Tool. Die restlichen 20% brauchen dann Custom Plugins. Das ist völlig normal und kein Zeichen für mangelnde Funktionalität.
Wenn du einen Shopware Shop betreibst: Schaue dir den Flow Builder an. Selbst eine einfache Automatisierung spart dir Stunden pro Woche. Und die Entwicklungskosten sind null.